Welke verplichtingen heeft een vzw indien er vrijwilligers worden ingeschakeld?

Vzw's die vrijwilligers inschakelen moeten aan de volgende regels voldoen:

1. Verzekeringsplicht

De vzw moet een verzekering afsluiten die de burgerrechtelijke aansprakelijkheid van de organisatie dekt.

 

 

Er geldt een specifieke decretale regeling voor Vlaamse organisaties die hun doel binnen het beleidsdomein Welzijn, Volksgezondheid en Gezin realiseren met behulp van de inzet van vrijwilligers. Naast een verzekering  burgerrechtelijke aansprakelijkheid van de organisatie en van de vrijwilliger legt het decreet ook een ongevallenverzekering op waarbij de lichamelijke en materiële schade gedekt wordt die de vrijwilliger heeft geleden bij een ongeval op de plaats van het vrijwilligerswerk of op de weg van en naar de activiteit.  Bij KB kan de Koning ook voor andere categorieën vrijwilligers een uitgebreidere verzekeringsplicht opleggen.

 

 

 

2. Informatieplicht

 

Een vzw moet haar vrijwilligers over bepaalde aspecten informeren:

 

• juridisch statuut van de organisatie en sociale doelstelling;
• vermelding dat de vzw een verzekering heeft afgesloten die de burgerrechtelijke aansprakelijkheid van de vzw dekt;
• vermelding van andere verzekeringen die voor de vrijwilliger werden afgesloten (vb. lichamelijke ongevallen, rechtsbijstand);
• vermelding of al dan niet een kostenvergoeding wordt uitbetaald. Indien dit het geval is, welke soort (reële of forfaitaire kostenvergoeding) en de gevallen waarin ze wordt toegekend;
• melding dat de vrijwilliger gehouden is tot een discretieplicht en in voorkomend geval tot het beroepsgeheim bedoeld in artikel 458 van het Strafwetboek en rekening houdend met de wettelijke rechtvaardigingsgronden met betrekking tot het beroepsgeheim 

 

De informatie mag op een informele manier aan de vrijwilliger bezorgd worden (vb. via de website, een ledenblad, …). De bewijslast berust echter bij de vzw waardoor mondeling informeren niet aangewezen is. Een model van een organisatienota (= schriftelijke nota in het kader van de informatieplicht) kan u op de website www.vsdc.be terugvinden onder de rubriek downloads.

Voor Vlaamse organisaties die hun doel binnen het beleidsdomein Welzijn, Volksgezondheid en Gezin realiseren met behulp van de inzet van vrijwilligers, geldt een decretaal geregelde uitgebreidere informatieplicht.

3. Boekhoudkundig

Voor vrijwilligers die een forfaitaire kostenvergoeding ontvangen, moeten nominatieve lijsten bijgehouden worden in de boekhouding. Een voorbeeld van dergelijke nominatieve lijst vindt u terug onder de downloads.

4. Vrijwilligers onder gezag

Het element werken onder gezag betekent dat de vzw gezag kan uitoefenen over de vrijwilliger (op een gelijkaardige wijze als een werknemer onder gezag staat van de werkgever). Dit betekent dat er een band van ondergeschiktheid bestaat tussen vzw en vrijwilliger. Het element gezag wordt beoordeeld aan de hand van een geheel van feitelijke elementen.   

Een vrijwilliger die werkt onder het gezag van de vzw moet ingeschreven worden in een personeelsregister met de vermelding 'vrijwilliger'. Dit kan onder de vorm van een vrijwilligersregister. Een vrijwilligersregister kan besteld worden via de rubriek 'boeken' op de website www.vsdc.be.

Indien de vrijwilliger werkt onder gezag van de vzw, moet een exemplaar van het arbeidsreglement overhandigd worden. Voor vrijwilligers onder gezag is daarnaast ook de arbeidswet (vb. nachtarbeid, zondagsarbeid, ... ) en de wetgeving betreffende de welzijn op het werk van toepassing.