Versoepelingen inzake fysieke vergaderingen
VSDC vzw is er zich van bewust dat veel kleine verenigingen een afwachtende houding aannemen inzake het organiseren van de jaarlijkse algemene vergadering (waarop onder andere de jaarrekening moet goedgekeurd worden), in de hoop om toch nog tijdig fysiek te kunnen vergaderen. Voor de vzw’s die een boekjaar voeren gelijk aan een kalenderjaar, moet deze ten laatste op 30 juni 2021 plaats vinden.
Na deze algemene vergadering moet de jaarrekening binnen dertig dagen neergelegd worden op de griffie van de ondernemingsrechtbank (voor vzw’s die een vereenvoudigde boekhouding mogen voeren, ook al voeren zij een dubbele boekhouding) of bij de Nationale Bank van België (voor vzw’s die een dubbele boekhouding moeten voeren).
In het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen is geen rechtstreekse sanctie opgenomen bij het laattijdig neerleggen van de jaarrekening. De rechtbank kan echter op verzoek van een lid, van een belanghebbende derde of van het openbaar ministerie de ontbinding uitspreken van een vereniging die niet heeft voldaan aan de verplichting om een jaarrekening neer te leggen. De tijdige neerlegging van de jaarrekening is dus wel belangrijk.
De recente beslissingen van het overlegcomité laten nu wel enkele versoepelingen toe, die voor sommige vzw’s een oplossing kunnen bieden om fysiek te vergaderen, zowel voor de algemene vergadering als voor de vergaderingen van het bestuursorgaan:
- Sinds 8 mei: buiten vergaderen kan, met maximum 25 personen.
- Vanaf 9 juni: buiten/binnen vergaderen kan, met maximum 50 personen, mits de corona- en vaccinatiecijfers het toelaten. Deze voorwaarden zijn dat minstens 80% van de 65-plussers en alle volwassenen met onderliggende aandoeningen veertien dagen eerder minstens één dosis van het vaccin heeft gekregen en in geval van maximum 500 bezette covid-bedden op de afdeling intensieve zorg.
Het spreekt voor zich dat deze samenkomsten coronaproof moeten georganiseerd worden. Meer info over veilig vergaderen, vindt u hier:
https://www.vlaanderen.be/cjm/nl/informatie-covid-19/protocollen
Voor vzw’s voor wie het bovenstaande geen oplossing biedt, verwijzen we naar de uitgebreide info in onze VZW-Reviews inzake vergaderen op afstand.
Zie ook:
https://www.vsdc.be/nl/nieuws/13309/schriftelijke-algemene-vergadering-en-algemene-vergadering
Vzw’s met grote algemene vergaderingen die er niet in slagen om deze tijdig op afstand te organiseren, organiseren uiteraard best zo snel mogelijk na 30 juni deze algemene vergadering, teneinde de bovenvermelde juridische problemen te vermijden. Zij zullen rekening moeten houden met volgende info:
- Vanaf 1 juli: buiten/binnen vergaderen kan, met maximum 100 personen, mits de corona- en vaccinatiecijfers het toelaten. Deze voorwaarden zijn dat minstens 60% van de volwassenen minstens één dosis van het vaccin heeft gekregen, dat er een gunstige trend in hospitalisaties merkbaar is en in geval van maximum 500 bezette covid-bedden op de afdeling intensieve zorg.
- Vanaf 30 juli: buiten/binnen vergaderen kan, met maximum 200 personen, mits de corona- en vaccinatiecijfers het toelaten. Deze voorwaarden zijn dat minstens 70% van de volwassenen minstens één dosis van het vaccin heeft gekregen, dat er een gunstige trend in hospitalisaties merkbaar is en in geval van maximum 500 bezette covid-bedden op de afdeling intensieve zorg.
- Vanaf september wordt bekeken welke bijkomende versoepelingen mogelijk zijn.